Apa itu Purchasing? – Keunggulan dan Kelemahan Sistem Purchasing dan E-Purchasing

Purchasing adalah proses pembelian dan pengadaan barang atau jasa di suatu perusahaan. Adanya departemen purchasing adalah untuk melancarkan kegiatan produksi di perusahaan. Dalam departemen purchasing terdapat proses panjang yang harus dilakukan agar barang atau jasa terus tersedia. Berikut ini adalaha tugas-tugas yang diemban oleh departemen purchasing.

  1. Menganalisis kebutuhan perusahaan
  2. Menerima permintaan pembelian oleh perusahaan
  3. Memilih vendor sebagai penyedia barang atau jasa
  4. Memesan barang atau jasa kepada vendor
  5. Melakukan pemantauan terhadap barang yang dipesan
  6. Memastikan kualitas barang yang dipesan
  7. Melakukan pembayaran faktur

Departemen purchasing adalah bagian terpenting dalam ketersediaan barang atau jasa di perusahaan. Apabila ketersediaan barang di gudang perusahaan sedikit atau kosong, maka akan berdampak pada kegiatan produksi perusahaan. Kegiatan produksi di perusahaan akan terhambat.

Perlu kalian ketahui bahwa departemen purchasing adalah bagian yang juga memiliki kelemahan dalam sistemnya. Kelemahan pada departemen purchasing adalah dalam setiap aktivitas pembelian yang dilakukan akan meningkatkan pengeluaran dana oleh perusahaan. Hal ini disebabkan, departemen tersebut harus terus menghubungi pihak vendor untuk memantau keadaan barang atau jasa saat pengiriman berlangsung.

Dibalik itu semua departemen purchasing juga memiliki keunggulan, seperti terjalinnya hubungan antara vendor dengan pihak perusahaan. Dengan adanya hubungan baik antara vendor dan pihak perusahaan khususnya departemen purchasing, maka akan sangat memberikan keuntungan besar bagi pihak perusahaan.

 

Namun, dengan semakin berkembangnya teknologi digital di era sekarang ini, kegiatan purchasing dapat dilakukan secara online. Proses pembelian barang secara online ini dikenal dengan sebutan E-Purchasing. Di Indonesia E-Purchasing telah diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010. Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa E-Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa melalui katalog elektronik.

Peraturan tersebut telah mengalami revisi dengan Peraturan Presiden Tahun 2012 pada pasal 110, yang berisi:

  • Ayat (1) : E-Purchasing dilaksanakan memiliki tujuan untuk terciptanya suatu proses pemilihan barang atau jasa secara langsung melalui e-catalogue.
  • Ayat (2a) : Barang atau jasa yang dapat di-input dalam katalog merupakan barang atau jasa yang sudah tersedia, seperti kendaraan, komputer, alat berat, dan lainnya.
  • Ayat (3) : Menurut Framework Contract, LKPP menayangkan daftar barang atau jasa serta spesifikasi dan harga pada katalog elektronik.

Tidak hanya di tingkat pemerintahan, perusahaan swasta juga sudah menerapkan E-Purchasing dalam menjalankan kegiatan produksinya. Di perusahaan swasta ada beberapa pihak yang terlibat dalam proses purchasing ini, yaitu pihak perusahaan, marketplace, dan website vendor atau penjual.

Tentunya dengan inovasi baru ini, proses pembelian barang yang telah digitalisasi memiliki banyak kelebihan. Berikut kelebihan yang dimili oleh sistem E-purchasing.

  • mudah digunakan,
  • lebih akurat,
  • hemat biaya,
  • tidak ada proses sanggahan,
  • mudah untuk diawasi,
  • pasar lebih mudah terbentuk
  • pengiriman lebih cepat
  • penyerapan anggaran cepat
  • hemat waktu
  • tidak diskriminasi
  • penggunaan SDM maksimal

Namun, tetap saja, dibalik kecanggihan dan kelebihan yang dimiliki, sistem E-Purchasing ini juga memiliki kelemahan. Berikut ini kelemahan pada E-Purchasing.

  • Pengguna harus beradaptasi dengan sistem baru
  • Internet tidak tersedia di semua daerah
  • Resiko diretas oleh hacker

Dengan demikian, kita sudah mulai memahami bahwa purchasing adalah proses pembelian dan pengadaan barang ataupun jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang dilakukan oleh divisi purchasing. Semakin berkembangnya teknologi digital, purchasing mengalami inovasi menjadi E-Purchasing. E-Purchasing adalah proses pengadaan dan pembelian barang ataupun jasa yang dilakukan secara online. Dari kedua sistem tersebut dapat dilihat bahwa keduanya memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing.

 

Sumber:https://promise.co.id/purchasing-adalah-definisi-e-purchasing/

Sumber gambar:

https://www.collierschools.com/Page/277

http://www.micromarin.com/Product/Purchasing

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *